God kundeoppfølging: Slik vinner du prosjekter

Hvorfor er god kundeoppfølging viktig?

Når en kunde inviterer deg på befaring og vurderer tilbudet ditt, er oppfølgingen du gir underveis det viktigste grunnlaget for om de velger din bedrift eller ikke. Det har ofte lite å si hvor mye kompetanse eller erfaring du har, dersom kunden ikke får tak i deg eller er usikker på informasjonen du gir dem.

Hvordan du velger å følge opp kunden har derfor direkte konsekvens for om du blir valgt til å gjøre jobben. Om kunden føler seg ivaretatt og lyttet til, vil de føle seg trygge på at du og bedriften din vet hva dere holder på med. Dette er viktig, spesielt når det gjelder store prosjekter som kundene investerer mye tid og penger i.

Heldigvis trenger det ikke være så vanskelig å følge opp kunder på en god måte. En bra plass å starte, er ved å vise at du har forstått kundens beskrivelse av prosjektet. Følg opp informasjonen du har fått på befaringen, og lag et tilbud som gjenspeiler det kunden ønsker seg. Etter dette er det viktig å huske på å ta kontakt når dere har avtalt det, eller si i fra når de kan forvente å høre fra deg. Om du ikke følger opp med slike grep som dette, er det stor sjanse for at de gir jobben til en annen bedrift som er mer tilgjengelig.

Hva innebærer god kundeoppfølging?

God kundeoppfølging kan oppsummeres i fire punkter:

Vel så viktig som å huske på å kommunisere jevnlig under prosjektet, er det å forventningstyre kunden på når de vil høre fra deg. Dette skaper forutsigbarhet, og gjør det enklere for kunden å vite hva de kan forvente fra bedriften din, og ikke minst, når de kan forvente det.

Dersom du blir forsinket eller må vente før du kan sende et tilbud eller annen informasjon, bør du alltid si i fra! Kunden har sjelden et problem med at noe tar lengre tid, problemene oppstår derimot når de ikke vet når de vil høre fra deg neste gang.

Det er viktig å vise at du har forstått prosjektet til kunden, og er nøyaktig når du snakker om jobben og sender tilbudet. Ikke utelat detaljer som er viktige for kunden, da virker det som om du ikke har lyttet til dem eller forstått prosjektbeskrivelsen deres ordentlig.

Ta deg alltid tid til å beskrive prosjektet grundig i tilbudet, og følg opp spørsmål som kunden stiller.

Du er nødt til å vise interesse og være tilgjengelig, helt fra starten til slutten av prosjektet. Det er viktig at du svarer på meldinger, e-poster eller tar telefonen når kunden kontakter deg.

Du må holde dem oppdatert på hva som foregår, og opprettholde dialog underveis. Hvis en kunde ikke får kontakt med bedriften de er i dialog med, er det stor sjanse for at de vil gi jobben til noen andre som er mer tilgjengelig.

Til sist: Det viktigste du kan gjøre for at kunden skal velge deg og din bedrift, er å sette sammen et godt tilbud. Et godt tilbudsdokument inneholder all nødvendig informasjon, tidsramme, pris og kontaktinformasjon.

Med et tilbud som er vellaget, viser du at du tar prosjektet seriøst og gir kunden et godt overblikk over det som skal utføres. Si gjerne til kunden at dere kan gå gjennom tilbudet muntlig også, slik at du kan forklare de ulike delene av dokumentet.

Da kan kunden være trygg på at du har forstått arbeidet, og det er større sjanse for at du blir valgt til å utføre jobben.